職場禮儀:手機與電腦

一、 手機禮儀——越來越受到關注

　　無論是在社交場所還是工作場合放肆地使用手機，已經(jīng)成為禮儀的大威脅之一，手機禮儀越來越受到關注。在國外，如澳大利亞電訊的各營業(yè)廳就采取了向顧客提供“手機禮節(jié)”宣傳冊的方式，宣傳手機禮儀。

　　那么在使用手機的時候應該注意些什么，什么時候才能撥打對方的手機？

　　1、在一切公共場合，手機在沒有使用時，都要放在合乎禮儀的常規(guī)位置。不要在并沒使用的時候放在手里或是掛在上衣口袋外。放手機的常規(guī)位置有：一是隨身攜帶的公文包里，這種位置正規(guī)；二是上衣的內袋里；有時候，可以將手機暫放腰帶上，也可以放在不起眼的地方，如手邊、背后、手袋里，但不要放在桌子上，特別是不要對著對面正在聊天的客戶。

　　2、在會議中、和別人洽談的時候，好的方式還是把關掉，起碼也要調到震動狀態(tài)。這樣既顯示出對別人的尊重，又不會打斷發(fā)話者的思路。而那種在會場上鈴聲不斷，象是業(yè)務很忙，使大家的目光都轉向你，則顯示出你缺少修養(yǎng)。

　　3、注意手機使用禮儀的人，不會在公共場合或座機電話接聽中、開車中、飛機上、劇場里、圖書館和醫(yī)院里接打手機，就是在公交車上大聲地接打電話也是有失禮儀的。

　　4、給對方打手機時，尤其當知道對方是身居要職的忙人時，首先想到的是，這個時間他(她)方便接聽嗎？并且要有對方不方便接聽的準備。在給對方打手機時，注意從聽筒里聽到的回音來鑒別對方所處的環(huán)境。如果很靜，應想到對方在會議上，有時大的會場能感到一種空闊的回聲，當聽到噪音時對方就很可能在室外，開車時的隆隆聲也是可以聽出來的。有了初步的鑒別，對能否順利通話就有了準備。但不論在什么情況下，是否通話還是由對方來定為好，所以“現(xiàn)在通話方便嗎？”通常是撥打手機的第一句問話。其實，在沒有事先約定和不熟悉對方的前提下，我們很難知道對方什么時候方便接聽電話。所以，在有其他聯(lián)絡方式時，還是盡量不打對方手機好些。

　　5、公共場合特別是樓梯、電梯、路口、人行道等地方，不可以旁若無人地使用手機，應該把自己的聲音盡可能地壓低一下，而絕不能大聲說話。

　　6、在一些場合，比如在看電影時或在劇院打手機是極其不合適的，如果非得回話，或許采用靜音的方式發(fā)送手機短信是比較適合的。

　　7、在餐桌上，關掉手機或是把手機調到震動狀態(tài)還是必要的。避免正吃到興頭上的時候，被一陣煩人的鈴聲打斷。

　　8、不要在別人能注視到你的時候查看短信。一邊和別人說話，一邊查看手機短信，對別人不尊重。

　　9、在短信的內容選擇和編輯上，應該和通話文明一樣重視。因為通過你發(fā)的短信，意味著你贊同至少不否認短信的內容，也同時反映了你的品味和水準。所以不要編輯或轉發(fā)不健康的短，特別是一些帶有諷刺偉人、名人甚至是革命烈士的短信，更不應該轉發(fā)。

　　10、當與朋友面對面聊天時，不要正對著朋友播打手機，避免發(fā)射時高頻大電流對他產生輻射，讓對方心中不愉快。

　　二、 電腦禮儀——別損傷你的辦公形象

　　電腦是我們工作的重要工具，使用電腦，也不只是開機、關機、上網(wǎng)那么簡單，電腦禮儀也會體現(xiàn)一個人的素質和教養(yǎng)。

　　1、雖然是公司的電腦，但也要倍加愛護，平時要擦拭干干凈凈，不要把白色電腦用成黑色了還沒擦過；擦試顯示屏時，注意不要為了干凈，用濕抹布一擦了之，損害屏幕；不用時正常關機，不要丟下就走；外接插件時，要正常退出，避免導致數(shù)據(jù)丟失、電腦崩潰等故障。

　　2、還有的人公私不分，拿著個U盤，一會將個人電腦資料Ctrl到公司電腦上，一會又將公司電腦資料Ctrl到個人電腦上，這種現(xiàn)象被公司發(fā)現(xiàn)，肯定堅決制止。

　　4、很多公司不允許員工在公司電腦上打游戲、網(wǎng)上聊天，但仍有人利用領導不在時私自偷玩，或用公司的內部網(wǎng)絡“笑傲江湖”，從網(wǎng)站上下載圖片，這些都是違反勞動紀律的。

　　5、電子郵件在給人們帶來方便的同時，也帶來了職場禮儀方面的新問題。我們都應當講究有關電子郵件的禮節(jié)，別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒有不嚴肅的內容的。尤其在商業(yè)界，我們崇尚信譽、掌握時機及合作分工，信奉顧客至上，著重與顧客的溝通，以達成促銷、增產與營利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮節(jié)，一些邋遢懶散的習慣，不僅會引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。在今天的許多公司里，電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條，與工作相關的內容反而不多。

　　1) 標題要提綱挈領，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題，例如：“嘿！”或是“收著！”

　　添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié)，好寫上來自**公司的郵件，年、月、日以便對方一目了然又便于保留。

　　2) 電子郵件的文體格式應該類似于書面交談式的風格，開頭要有問候語，但問候語的選擇比較自由，像“你好”、“Hi”，或者僅僅是一個簡單的稱呼，結尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫，直接注上自己的名字。但是，如果你寫的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”結尾要有祝福語，并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。

　　3) 內容簡明扼要，針對需要回復及轉寄的電子郵件，要小心寫在電子郵件里的每一個字，每一句話。因為現(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù)，是合法的，所以發(fā)電子郵件時要小心，如果對公司不利的，千萬不要寫上，如報價等。發(fā)郵件時一定要慎重，還要定期重新審查你發(fā)過的電子郵件，評估其對商業(yè)往來所產生的影響。

　　4) 一定要清理回復的內容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例說：我近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者(BC) 取代附件收信者(CC) 方式，或是在轉寄之前刪除一切無關緊要或重復的內容，例如：原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。

　　注意回答問題的技巧。當回件答復問題的時候，好只把相關的問題抄到回件 ，然后附上答案。不要用自動應答鍵，那樣會把來件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。

　　5) 合宜地稱呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié)，包括在信件開頭尊稱收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來與你的聯(lián)系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時在郵件的結尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉發(fā)給過多的人，打開郵件箱你可能發(fā)現(xiàn)有一半的郵件是與你無關的，刪除它們費時費力，所以在轉發(fā)前要做一下整理，把郵件的數(shù)量控制在小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認。另外，重要的機密和敏感的話題不要使用電子郵件，因為它不能保證嚴守機密。

　　6) 切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟，這仍是種文字溝通方式，遵守標準的文書規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。

　　友情提示：

　　手機和電腦是傳遞信息必不可少的傳輸工具，也是青年人的新時尚玩具，隨著手機和電腦的日益普及，給我們的工作帶來了很多方便，但是也帶來了職場禮儀方面的新問題。所以，掌握手機與電腦使用的禮儀，將是職場新式禮儀的必修課。使用手機和電腦的人多為受過教育，屬于有一定層次和檔次的人，如果不懂使用禮儀，會讓人反感和討厭，使自己的形象受到損害，層次下降。